chica hablando por telefono

Con la entrada en vigor de la normativa de facturación electrónica obligatoria, muchas empresas y autónomos se enfrentan a un mar de preguntas y ajustes en sus procesos administrativos.

Por ello, contar con un programa de facturación que garantice el cumplimiento normativo es clave para evitar sanciones y optimizar la gestión financiera.

Para aclararte algunas dudas y ayudarte a entender mejor la nueva normativa, a lo largo de este artículo, te vamos a resolver las principales dudas relacionadas con esta normativa.

¿Qué es la facturación electrónica y por qué es obligatoria?

La facturación electrónica consiste en la emisión, recepción y almacenamiento de facturas en formato digital. Esta modalidad no solo reduce el uso de papel, sino que también mejora la transparencia fiscal y simplifica los procesos para las empresas y administraciones.

En muchos países, su implementación es una medida para combatir el fraude fiscal y fomentar la digitalización.

La obligatoriedad varía según el país y su regulación local. En España, por ejemplo, el Real Decreto-ley 18/2022 establece que las empresas y autónomos deberán emitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales.

¿Quiénes están obligados a emitir facturas electrónicas?

La normativa afecta principalmente a:

  • Empresas y autónomos que trabajan con la Administración Pública: desde hace algunos años, es obligatorio emitir facturas electrónicas en este ámbito.
  • Relaciones entre empresas (B2B): según el desarrollo de la normativa, todas las empresas estarán obligadas a emitir y recibir facturas electrónicas en sus transacciones.
  • Pequeños negocios y autónomos: aunque la fecha exacta de aplicación puede variar, también estarán sujetos a esta obligación.

¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica?

Para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir con los siguientes requisitos:

  • Formato estructurado: los formatos como Facturae, UBL, EDIFACT o XML permiten la interpretación automática de los datos por sistemas informáticos.
  • Firma electrónica: asegura la autenticidad del emisor y la integridad del contenido.
  • Conservación digital: las facturas deben almacenarse en un formato que garantice su acceso y legibilidad durante el periodo legal establecido.

¿Cuál es el objetivo de la ley?

La ley tiene como objetivo impulsar la digitalización de autónomos y empresas. La obligación de la factura electrónica de datos estructurados en el B2B es uno de los instrumentos elegidos para ello.

¿Qué ventajas ofrece la facturación electrónica?

tablet y manos

Además de cumplir con la normativa, la facturación electrónica trae consigo múltiples beneficios, como:

  • Ahorro de tiempo y costes: automatiza procesos que antes eran manuales.
  • Mayor seguridad: reduce el riesgo de pérdida o falsificación de documentos.
  • Facilidad en auditorías: los registros digitales son más fáciles de consultar y analizar.
  • Reducción del impacto ambiental: al eliminar el uso de papel.

¿Qué herramientas pueden ayudar a cumplir con la normativa?

La transición a la facturación electrónica puede parecer compleja, pero el uso de un programa de facturación adecuado simplifica considerablemente el proceso.

Estas herramientas permiten generar facturas en formatos válidos, aplicar la firma electrónica y almacenar los documentos de forma segura. Además, suelen incluir funcionalidades adicionales, como gestión de pagos, informes y compatibilidad con otros sistemas contables.

¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con la normativa?

El incumplimiento de la normativa de facturación electrónica puede conllevar multas económicas y otros problemas legales. Por ejemplo, en España, no emitir una factura electrónica cuando sea obligatorio podría acarrear sanciones de hasta 6000 euros por no registrar y almacenar correctamente las facturas electrónicas y hasta 3000 euros por cada factura no emitida electrónicamente.

Por otro lado, también pueden sancionar con 60.000 euros por incumplir las normas de seguridad y privacidad en la gestión de las facturas y, además, si utilizas un programa de facturación que no esté certificado, también podrías enfrentarte a multas adicionales de hasta 50.000 euros.

Adaptarse a la facturación electrónica obligatoria es un paso esencial para las empresas que desean cumplir con la normativa y optimizar sus operaciones.

Invertir en un programa de facturación no solo asegura el cumplimiento legal, sino que también aporta eficiencia y competitividad en un entorno cada vez más digitalizado.

Si aún tienes dudas, consulta con un experto para asegurarte de implementar el sistema correcto.

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