Las pequeñas y medianas empresas presentan mayores dificultades para la gestión operativa que las grandes organizaciones. En numerosas ocasiones, existen desafíos operativos que generan retrasos y cuellos de botella que impiden el funcionamiento eficaz de la empresa.
Muchos de estos problemas tienen solución, y suelen estar relacionados con factores como el ahorro de tiempo y costes, la mejora de la productividad, la automatización de procesos o la seguridad de los datos. De ahí la importancia de tener un ERP para PYMEs que ayude a resolver los principales escollos que pueden presentarse en un pequeño negocio.
¿Qué es un ERP?
Como ya sabes, un ERP es un software de planificación de recursos empresariales. Este tipo de solución incluye módulos que permiten llevar a cabo la gestión financiera y contable, tener el control de los Recursos Humanos, la gestión de inventario y almacén o la gestión de los distintos procesos internos. Muchas veces incluye también las funcionalidades de un CRM para facilitar la comunicación con los clientes.
7 Ventajas del ERP para las PYMEs
Veamos algunos de los beneficios que tendría para una empresa pequeña o mediana implementar este tipo de software empresarial y cómo ayudaría a resolver sus principales problemas operativos.
1. Control y gestión de inventario
El ERP permitiría gestionar el inventario de forma centralizada en un solo software. Este inventario se actualizaría de manera permanente con las ventas que se produzcan en todos los canales. Siempre que se produzcan nuevas compras se introducirían en el ERP los documentos de proveedores con la ayuda de un sistema EDI de intercambio electrónico de información.
2. Control de calidad
A través del software ERP, tu PYME puede abordar el desafío que representa el control de calidad y poder cumplir así con los estándares y legislación que afecte a tu negocio.
3. Seguridad de datos
Otra de las ventajas de implementar un ERP es que los datos estarían centralizados y habría un sistema seguro que te permitiría mantener la información propia y de terceros a salvo. De este modo, podrías cumplir con la normativa de protección de datos y reducir los riesgos asociados a la gestión de datos.
4. Mejora en la productividad
Sin duda, uno de los principales puntos a favor de implementar un ERP es la forma en la que te ayudará a mejorar la productividad. Con esta herramienta podrás evaluar el rendimiento de los trabajadores y eliminar las duplicidades y errores operativos que están retrasando el trabajo de tu equipo.
5. Agilidad de procesamiento de información
Implementar un ERP tiene el objetivo de aumentar la velocidad y la eficacia en la que realizas todas las tareas de gestión operativa y administrativa en tu empresa. Por eso, a la hora de introducir, consultar o modificar datos, podrás hacerlo de manera mucho más ágil y rápida, ya que toda la información será accesible para los responsables y estará centralizada en un solo software.
6. Automatización de procesos internos
El ERP es un elemento clave para lograr una mayor automatización de los procesos internos, especialmente en el área administrativa. La gestión de facturas, el análisis de las ventas o el control de la contabilidad se puede realizar de manera mucho más rápida y cómoda cuando utilizas un software de gestión empresarial diseñado para favorecer la automatización y reducir las tareas rutinarias y repetitivas que roban productividad a tu equipo.
7. Mejor comunicación con el cliente
Por último, cabe destacar el papel clave del ERP-CRM en la comunicación con el cliente. Podrás acceder a los datos de comunicaciones con clientes de manera rápida y ágil, resolver cualquier necesidad, clasificar y organizar a tus contactos y clientes y gestionar tus campañas de comunicación de manera inteligente.
Cómo elegir el mejor programa ERP para tu PYME
Hemos visto hasta ahora las ventajas que supondría un ERP para que tu empresa pueda superar sus principales retos operativos.
¿Cómo podría ahora tu PYME elegir el software que mejor va a ayudarle a conseguir estos objetivos?
El aspecto principal que hay que tener en cuenta es que sea un software flexible, que se adapte eficazmente a las necesidades de tu negocio. Por una parte, debes valorar si puedes utilizar una solución vertical, ya que esto aportaría módulos específicos que tu empresa puede utilizar para hacer una gestión más eficaz e inteligente.
Por otro lado, es vital que puedas probar una demo del software y acceder a un servicio de soporte cercano y rápido para conocer de primera mano todas las ventajas de la solución.
Como pequeña o mediana empresa, debes contemplar la importancia de la escalabilidad y crecimiento en el largo plazo. ¿Qué módulos o funcionalidades no necesitas ahora mismo, pero podrías requerir en el futuro?
Es esencial tomar decisiones desde una mentalidad estratégica. Contar con un partner tecnológico que te asesore durante todas las fases del proceso de implantación ayudará a aprovechar los máximos beneficios de un software ERP para PYMEs.